Q：急ぎで見積書の請求や、すでに依頼済なのになかなか見積をもらえない場合や、手配案件で至急
納期の確認をしたいときに、どうしたらこちらの緊急度合いが英語で伝わるのかと苦慮してます。
失礼にならないように緊急具合を伝えたい時のアドバイスをもらえませんか？
(藤沢市 技術系企業のお客様よりご質問いただきました！)
A: 海外と取引をしていると、納期調整等で失礼にならないように、やや強い言い方で要求しなければならないことがあるかと思います。
そんな時に使える例文を、外資系で営業・納期管理を数十年行ってきた実績を持つ当社のチェッカーがお答え致します！
まず基本は自分が相手と同じ立場に立った時、どう感じるかを常に考えることです。
1.督促メールの宛先は？
「督促メールのあて先は具体的担当者だけにピンポイントで。」
関係者すべてにCCを入れてもよいと思いますが、緊急性の高い場合はCCが多すぎるのも考え物です。
関係者同士が返事を見合ったりします。返事がない場合は担当者の上司にもCCを入れる、
切羽詰まったら直接上司宛にメールするのもありですね （この場合、担当者にも必ずCC）。
2.件名に注意しましょう！
「件名は目立つように。」
返事がない理由は、極端に忙しいか、またはメールが多すぎて見のがしている可能性もあります。
会社名、プロジェクト名を加えることも効果あります。
例: Kontechs Project XXXXX ？ Need quote urgently!, Urgent. I need your help!.等
3.相手への呼びかけ方で差を付けましょう！
「メールの呼びかけは、できるだけ具体的個人名だけにすると良いです」
（Hi Donald, Dear Mr. Trump等）。あなたをを一番信頼しているというニュアンスで。
4.緊急性の理由の説明は明確かつ簡潔に必ず入れること。
返事が遅れることによるビジネスへのインパクトも入れればなおよいと思います。
例: Due to our customer’s machine trouble, we are in urgent need of the replacement parts (part# XXXX).Please send a quote on the parts immediately.
例: We need the parts by April 10th to build and ship the qualification samples in time for the customer deadline.
If we miss the deadline, we may lose the JPY 100M business.
5.依頼する場合は、できるだけそのDue dateを明確にします。
ただし、なぜこの日に必要か明確にすること。時間まで指定すると緊急性がより伝わります。
例: This e-mail is a remainder of our RFQ (Request for quotation) sent on April 8th.It is critical for me to receive your quote by April 14th AM:8:00 to secure the order.
すでに依頼済なのになかなか返事をもらえない場合は、
例: I’m afraid I have not received your response to my April 10th e-mail regarding RFQ#XXXX. Kindly check the e-mail and advise when you can send the quote. We are now at a critical point to secure the business.
この場合は、最初の依頼メールを添付するのがよいでしょう。
Just in case you have not received, I have attached the RFQ.
6.どんな内容のメールでも出だしは感謝の言葉からはじめ、結びも丁寧にすること。
例: Thank you for your continuous support to our company.（出だし）
Your personal attention to this issue is very much appreciated. (結び）
7.その他、文中強調部分だけ大文字にするというのもありますが、あまりおすすめできません。
命令調になってしまい感じ悪いですよね。
例: Please PROMPTLY let us know the scheduled ship date of the parts (order# XXXXX)