コンテックスのデジタル化の道のり

先日、弊社が加入する商工会議所様からご縁をいただき、コンテックス社内業務のデジタル化の道のりについて、ある機関の方々にご紹介をさせていただきました。

そんな特別なときにならないと、情報をまとめない私。。。急いでパワポ４枚ほどに情報をまとめることができました。「デジタル化をどのように進めてきたか、言語化しなくちゃいけない・・」と思いつつ数年。改めて「外圧がかかるって、ありがた～い」と感じた次第です。

できた資料を眺めると、2000年ごろから経理のデジタル化や、社員のタイムカード打刻データをエクセルに手入力し、残業は自動転記・計算を行うといったバックオフィスを効率化するところから始めていたようです。

経理のデジタル化は、エクセル管理から会計ソフトへ入力するソフトを変え、振替伝票を書くことをやめたことが大きい。つまり、重複を省き、１つの流れで作業が完了するように整理したこと。当時監査をお願いしていた会計士さんはJDLを使っていたので、JDLの廉価版で当社の経理情報を入力・管理する流れを作り、会計士さんにはエクスポートしたデータを送って監査していただく流れになった。当時、たまたまそのようなことが書いてある書籍に出会い、証憑書類の電子化の項目の以外は、ほぼすべてを実務に落とし込みました。

当時の当社は技術エンジニアリング一本（翻訳事業は生まれたばかり）で、PCは会社に複数台揃っていたし、上司（解析技術者でPC大好き）が指導してくださったこともあって、「エクセルで自動化」は歓迎されていました。

こうしたことがきっかけで、現在のZoho OneやGoogleWorkSpaceを活用した事業運営へと結びついていったのです。

こうしたコンテックスのデジタル化の道のりをテーマに、エンジニアリング事業部、コンテンツサービス事業部、社長戦略室（データ処理・Zoho導入支援部門）のリーダーが、自部門でどのようなデジタル化の取り組みを行ってきたか、また今後どのように展開していきたいかというミニプレゼンをさせていただきました。

ミニプレゼンは、「会社全体の取り組みとして紹介したい」と社員にお伝えし、各リーダーからのプレゼンになりました。各リーダーは紹介するための資料を考えて作成したり、プレゼンの練習など、事前準備でてんやわんやになりました。しかし、事前準備で互いのプレゼンを見たり聞いたりすることで自分のプレゼンの良かったこと・修正が必要なことを自分自身で確認する機会になったこと、そしてリーダーの仕事で欠かせないた他者へのプレゼン力を発揮する教育の場になったことは大きな成果です。

自社を振り返りつつ、社員の育成につながる貴重な機会になりました。